Lean management to nie tylko zestaw narzędzi optymalizacyjnych, ale przede wszystkim zmiana sposobu myślenia i podejścia do codziennej pracy. W JOST Polska proces ten trwa już od ponad półtora roku, a Jakub Strychacz, nasz lean manager, podsumowuje dotychczasowe wyzwania, sukcesy i plany na przyszłość. Jak przebiega implementacja lean w naszej organizacji? Jakie zmiany już zauważamy, a jakie wciąż stanowią wyzwanie? Zapraszamy do lektury wywiadu!

Jakie wyzwania napotkaliście w ubiegłym roku w tym obszarze?

Przede wszystkim zaczęliśmy od implementacji, a w lean management kluczowym elementem jest zmiana mentalności. Na początku pracy tutaj, wspólnie z dyrektorem, doszliśmy do wniosku, że nie ignorujemy problemów, lecz o nich rozmawiamy i szukamy rozwiązań, i jest to głęboko zakorzenione w kulturze JOST. Na tej podstawie mogliśmy wdrażać nowe metody eliminowania błędów u źródła, aby zapobiegać ich nawrotom. Nie do wszystkich dotarła jeszcze ta zmiana, ale wierzę że w końcu każdy dostrzeże cel i sens naszych działań. Wspólny cel i jednolite podejście są fundamentami, a obecnie nadal pracujemy nad przekonaniem siebie nawzajem, że warto się zaangażować. W dzisiejszych czasach niemal każda nowoczesna organizacja ma dział lean management, który optymalizuje, usprawnia i rozwija firmę. My dopiero się uczymy, doskonalimy procesy i optymalizujemy wyniki.

Jakie miałeś plany dotyczące zmiany mentalności wśród pracowników?

Początkowo spotkaliśmy się z opiniami, że nie ma odchyleń ani obszarów do poprawy. Dla mnie kluczowe było zaangażowanie całego zespołu w proces zmian. Jeśli każdy wniesie coś od siebie, możemy wspólnie osiągnąć sukces. Nie chodzi tylko o korzyści finansowe wynikające z usprawnień, ale również o stworzenie lepszych warunków pracy i poczucia wspólnej odpowiedzialności. Zmiany zaczynają się od kultury – bez budowy nowego sposobu myślenia implementacja narzędzi mija się z celem. Jeśli jedna osoba odpowiada za naprawę błędów, problem zostaje chwilowo rozwiązany, ale prędzej czy później powróci, ponieważ nie wyjaśniono wszystkim celów i metodologii. Ważne jest, aby każdy rozumiał, „po co”, „jak” i „dlaczego” podejmujemy określone działania. Narzędzia, takie jak mapowanie strumienia wartości czy TPM, mają sens tylko wtedy, gdy stoją za nimi zrozumienie i wspólne zaangażowanie.

Które z Twoich działań przyniosło najlepsze efekty?

Największe sukcesy widzę w wynikach audytów oraz zmniejszeniu liczby odchyleń. Średnio przeprowadzamy 24 audyty rocznie w każdym obszarze. Zamiast ignorować problemy, pracujemy nad ich rozwiązaniem i zminimalizowaniem szansy na jego wystąpienie w przyszłości. Podejście liderów produkcji również się zmieniło – każdy problem jest nagłaśniany i rozwiązywany, a nie zamiatany pod dywan. Widoczna jest także poprawa w zaangażowaniu pracowników. Audyty służą nie do karania, ale do wspólnego ustalania celów usprawnień, co buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa. W bieżącym roku kontynuujemy mapowanie strumienia wartości – poprzednie cztery warsztaty cieszyły się dużym zaangażowaniem zespołów. Pracownicy chcą zmian, ale mają też oczekiwania wobec efektów swojej pracy. Nadal koncentrujemy się na utrwalaniu tych działań w kulturze firmy.

Jak oceniasz swoje dwa lata pracy w firmie?

Tempo pracy w JOST pokazało mi, że kluczowa jest systematyczność. Wielkie cele w krótkim czasie nie mają sensu, ponieważ pracownicy potrzebują przestrzeni na zrozumienie zmian. Choć znam narzędzia lean management, nie oznacza to, że wszyscy są od razu gotowi, by je stosować. Te prawie już dwa lata były intensywne – zaczynaliśmy od audytu oraz podsumowania sytuacji bieżącej, obecnie razem z Kierownikami działów oraz Dyrektorem budujemy strategie do rozwijania podejścia lean w naszej firmie. Końcówka ubiegłego roku była wymagająca, zwłaszcza po wdrożeniu mapowania strumienia wartości. Widziałem zmęczenie w zespołach, szczególnie wśród tych najbardziej zaangażowanych. W 2025 roku zamierzamy skupić się na stabilizacji i wzmocnieniu istniejących fundamentów, bez planowania dużych przyrostów audytów czy warsztatów. Nadmierny nacisk mógłby prowadzić do zniechęcenia, a wtedy wrócilibyśmy do punktu wyjścia. Wiem, że zmiany wymagają zaangażowania całej organizacji, a nie tylko jednego działu.

Lista porządanych przez pracowników benefitów zmienia się z roku na rok. Często zależy ona od zawirowań gospodarczych w kraju czy sytuacji na świecie. Jest jednak jeden benefit, który pojawiał się w rozmowach pracowników JOST od dłuższego czasu - dofinansowanie do posiłków. Postanowiliśmy nie zwlekać dłużej i podjęliśmy współpracę z firmą SmartLunch. 

SmartLunch 

SmartLunch to platforma służąca do zamawiania posiłków z dofinansowaniem od pracodawcy. Jej użytkownicy mogą zamawiać swoje jedzenie od kilku lokalnych restauratorów przy pomocy aplikacji mobilnej, strony internetowej lub specjalnego SmartBoxu dostępnego na terenie zakładu pracy. Zamówienia będą dostarczane na naszą zakładową stołówkę w czasie wyznaczonych przerw. Każdy z posiłków jest podpisany, tak by trafił do odpowiedniej osoby. 

JOST oferuje swoim pracownikom dofinansowanie do posiłku codziennie od poniedziałku do piątku. W oferowanej przez nas kwocie dostępnych będzie kilka pozycji, tak by każdy mógł skorzystać z benefitu bez konieczności dopłacania do zamawianego posiłku.

Zaczynamy od 1 sierpnia! 

Możliwość zamawiania jedzenia rusza już 1 sierpnia 2023 roku. Kilka dni wcześniej będziemy przygotowywać się do startu razem z przedstawicielem SmartLunch. Na naszej stołówce pojawi się specjalny SmartBox, czyli automat do zamwiania posiłków. Oprócz tego, każdy będzie mógł skorzystać z pomocy przedstawiciela firmy w logowaniu do aplikacji i poruszaniu się po platformie. 

By dołączyć do programu już od samego początku, należy wypełnić deklarację przystąpienia i złożyć ją w dziale HR do 21 lipca. W ciągu pierwszego tygodnia swoją chęć przystąpienia do SmartLunch zadeklarowało 55% firmy! 

Jak ważne są posiłki dla pracowników?

Nawyki żywieniowe pracowników zmieniły się na przestrzeni lat. Gotujemy rzadziej, częściej sięgamy po mniej wartościowe przekąski. Według raportu "Żywieniowe nawyki pracujących Polaków 2022" aż 49% ankietowanych twierdzi, że podczas pracy łatwiej sięgnąć im po niezdrową przekąskę, np. ciasto albo baton. Z czego to wynika? 46% ankietowanych skarży się, że ma za mało czasu i za dużo obowiązków i właśnie z tego powodu dokonują złych wyborów żywieniowych.

Jak pracownicy chcieliby jeść? Przytoczony raport pokazuje, że 79% pracowników wśród swoich wymagań wymienia urozmaicenie i różnorodność posiłków, a 73% zależy na tym, żeby jedzenie było w przystępnej cenie. Benefit SmartLunch spełnia oba wymagania. 

Zalety nowego benefitu

SmartLunch jest świetnym rozwiązaniem dla praktycznie wszystkich grup pracowników. Dzięki możliwośći zamawiania jedzenia każdy ma szansę na spożywanie regularnych, zbilansowanych posiłków podczas pracy. Dodatkowym atutem jest czas wolny, który wcześniej traciliśmy na przygotowywanie pożywienia.

Inne zalety rozwiązania:

• Łatwe zamawianie – pracownik może zamawiać posiłki z dnia na dzień, lub od razu zaplanować cały tydzień. Wystarczy kilka kliknięć i mamy wybrane ulubione obiady.
  Integracja – wszystkie posiłki dowożone będą na naszą zakładową stołówkę – mamy nadzieję, że dzięki temu więcej osób będzie spędzać tam razem swoje przerwy.
  Różnorodne menu – do dyspozycji naszych pracowników będzie aż pięciu lokalnych restauratorów!
  Regularne odżywianie – mamy nadzieję, że dzięki regularnym posiłkom, samopoczucie naszych pracowników będzie lepsze.
  Wpływ na jakość posiłku – każdy użytkownik może oceniać i komentować zamawiane dania, dzięki czemu restauratorzy udoskonalają swoje menu.
  Proste rozliczenie – w zależności od kwoty zamówionego posiłku, pracownik nie dopłaca do zamówienia lub dopłaca do niego wybierając jako sposób płatności potrącenie z pensji lub wpłaty na wirtualną skarbonkę.

Co decyduje o tym, że doświadczony manager chce zostać w firmie dłużej? W przypadku naszej głównej księgowej, Anny Sas, jest to możliwość rozwoju osobistego i budowanie lokalnej kultury organizacji. Dowiedz się, jak zaczęła się jej przygoda z JOST Polska i z jakich osiągnięć jest dumna.

Aniu, ile to już lat – trzynaście, czternaście?

Mam fantastyczną historię o tym, jak zaczęłam swoją przygodę z JOST. To był 2011 rok, 9 grudnia dokładnie – dzień narodzin mojej córki. Dostałam telefon od kierowniczki HR z propozycją pracy w JOST kiedy byłam na porodówce. Zaczynam zatem trzynasty rok pracy.

Kierowniczka HR dzwoniła z polecenia, przedstawiła rozwijającą się wtedy firmę, zaproponowała mi zbudowanie działu finansowego. Okazało się, że moja sytuacja nie stanowiła dla nikogo problemu, a JOST chciał na mnie poczekać – zaproponowano mi, że pozostaniemy w kontakcie i spotkamy się, kiedy już urodzę. Na to spotkanie przyjechałam zresztą z dzieckiem na rękach, którym Szefowa HR dzielnie się opiekowała.  Później było już spotkanie z ludźmi z naszej centrali.

Dlaczego wydaje mi się to niesamowitym początkiem? Myślałam, że ze względu na moją ówczesną sytuację to będzie moja najkrótsza rozmowa w ramach propozycji zawodowej i skończy się bardzo szybko jedynie na wymianie uprzejmości i życzeniach szczęśliwego porodu.

Już wtedy wiedziałaś, że zostaniesz tutaj na dłużej?

To na pewno był początek, którego się nie spodziewałam, a sama postawa była dla mnie dużą zieloną flagą. To, w jaki sposób pojawiłam się w firmie i dodatkowo otwartość zespołu z jakim się spotkałam mówiły bardzo dużo o kulturze organizacyjnej JOST, która w dużej mierze przeważyła o mojej pozytywnej decyzji. Wcześniej kompletnie nie słyszałam o JOST, ale polecenie od mojego znajomego już było dla mnie jakąś informacją.

Stworzenie zespołu i działu od podstaw to duże wyzwanie…

Tak, to było pierwsze zadanie, które dostałam od ówczesnego zarządu. Księgowość w tamtym czasie była całkowicie outsourcingowana  w dużej firmie z Wrocławia, chcieliśmy robić to samodzielnie. W Nowej Soli były zatrudnione tylko dwie osoby, z jedną z nich, Małgorzatą, pracuję zresztą do dzisiaj. Na tamten moment szykowałyśmy i skanowałyśmy faktury oraz robiłyśmy zestawienie do płatności w Excelu.

Dziś jesteśmy na etapie pełnej księgi z wdrożonym SAP, z rozbudowanym systemem raportowania zewnętrznego i wewnętrznego. To przede wszystkim zasługa moich współpracowników i pracy zespołowej oraz zespołu controllingu budowanego z uwzględnieniem rosnących potrzeb spółki z obszaru FI/CO. Jakby spojrzeć na to z dużej perspektywy, jesteśmy w zupełnie innym punkcie.

Zawsze się śmieję, że jak zobaczyłam pierwsze cyfry z etapu rozruchu działalności a dzisiaj to zostały one, lekko mówiąc, co najmniej zdublowane łącznie z wielkością zatrudnienia. Miałam przyjemność wraz z kierowniczką controlingu Małgorzatą Bandrowską odbierać nagrodę FORBES w roku 2019 dla najprężniej rozwijającej się firmy w naszym regionie. Kiedyś prawie wszystkich współpracowników można było poznać osobiście i jeszcze zapamiętać ich imię. Zwiększyła się liczba ludzi i zwiększyły się księgowane liczby, ilość i spektrum transakcji. Myślę, że można powiedzieć, że dziś JOST Polska jest w grupie JOST najważniejszym i największym zakładem produkcyjnym w Europie. Biorąc to pod uwagę, konieczne są ciągłe zmiany - by nadążyć niezbędny jest rozwój i osiąganie odpowiednich kompetencji – mówię tu zarówno o sobie jako managerze, jak i moim zespole.

Patrząc z takiej perspektywy, wiesz jak dużo udało się zrobić.

Tak, oczywiście. Będę mocno podkreślać, że bez moich Współpracowników znaczę niewiele. Zespół , nie ja– będę to powtarzać do znudzenia. Bez moich dziewczyn - Małgosi, Marty, Doroty, Sylwii, Agnieszki nie miałabym czym się chwalić. Wielokrotnie w żartach (lecz jednak w duchu nieco poważniej) powtarzam, że jesteśmy najlepszym działem księgowości w tej części - i tu też się zmieniało, najpierw województwa lubuskiego, potem zachodniej Polski, aż dotarłyśmy do: „w tej części Europy”. 😊 Taka narracja pomaga i jest niosąca. Wierzę, ze jesteśmy w stanie rozpoznać i ująć oraz rozliczyć każdą transakcje. 

Tak, ale żeby zbudować zespół musisz się wykazać pewnymi kompetencjami i wiedzieć, kim jest dobry manager.

Owszem, ale tego się uczyłam przez wiele lat. Właśnie to jest kolejną rzeczą, która zatrzymała mnie na dłużej w JOST – firma dała mi szansę się tego nauczyć, wspierała mój rozwój i miałam dostęp do szkoleń. To jest pierwsze miejsce, w którym dotknęłam takiej uważności i chęci budowania kultury zarządzania ludźmi opartej na kształceniu managerów w zakresie rozwijania umiejętności miękkich.

U poprzednich moich pracodawców nie zwracało się na to uwagi, wręcz przeciwnie. Zarządzano pracownikami raczej w „twardy” sposób – stąd też wiem, że nie tędy droga i doceniam to, jak działamy w JOST. Moim zdaniem manager ma dwie nogi – lewą tzw. twardą, związaną z merytoryką, w dużym skrócie odpowiadającą za to, żebym umiała poprowadzić księgi wg wymogów prawnych, opracować strategię podatkową, finalnie realizować serwis wewnętrzy i dostarczyć dane do działu controllingu, oraz miękką, dla mnie osobiście, z dzisiejszej perspektywy, ważniejszą – związaną z autorefleksją, umiejętnością prowadzenia dialogu, aktywnym słuchaniem i współodpowiedzialnością czy budowaniem kultury feedbacku. W roku 2019 przy współpracy z firmą Halibut otrzymałam nie-Certyfikat Ludzkiej Strony Zarządzania i z dumą zostałam ambasadorką Ludzkiej Strony Zarządzania. Dyplom wisi na ścianie, a ponieważ jednym z moich ulubionych powiedzeń jest: „dyplomy zobowiązują!”, postawiłam sobie cel - realizować takie podejście do emerytury. 

Powiedz proszę, skąd managerowie w JOST czerpią inspirację do takich zmian?

Dobre pytanie…Od lat mamy wizję dokąd zmierzamy - to zasługa Katarzyny Grygiel, naszej kierowniczki działu HR. Braliśmy udział w wielu szkoleniach - od 2013 roku, od pierwszego szkolenia Debiut Szefa (trening umiejętności managerskich) jestem w ciągłym doskonaleniu się. Jako zespół managerski mamy za sobą mnóstwo szkoleń m.in. zespołowy DISC, team coaching. Właśnie jesteśmy w trakcie kilkumodułowych warsztatów o świadomym przywództwie, które prowadzą specjaliści z Międzynarodowej Platformy Szkoleniowej. Uczymy się kierowania dialogiem, oceniania i rozmowy o kompetencjach. W kolejnych krokach będziemy uczyć się o zarządzaniu konfliktami czy zmianami w organizacji. Uczymy się diagnozowania etapu rozwoju pracownika, by adekwatnie delegować zadania i towarzyszyć w ich realizacji, a w konsekwencji - by pracownik mógł brać za nie pełną odpowiedzialność.

Chcę podkreślić, że praca nad kompetencjami managerskimi to długoterminowa fascynująca przygoda. Rozpoczęliśmy ją w JOST wiele lat temu, pracowaliśmy z kilkoma świetnymi firmami. W każdym z projektów pojawiała się nowa wiedza, nowe inspiracje i nowe wyzwania.

Anna uczy się Analizy Transakcyjnej prowadzonej przez Grupę Spotkanie. Zdjęcie pochodzi z ich Facebooka.

To jest to, co dziś mnie mocno trzyma w JOST. Do emerytury chciałabym brać udział właśnie w budowaniu takiej kultury organizacyjnej. Robimy w księgowości kawał dobrej merytorycznej, na której się znamy, ale jednocześnie robimy to w taki sposób „przy człowieku”, który jest dla mnie siłą samą w sobie. Nie wyobrażam sobie pracy opartej tylko na pracy w cyfrach bez kontaktu i pracy z uważnością na ludzi. Nie jest to model, w którym mogłabym się realizować.

Jak pokazać plusy pracy w środowisku z taką kulturą organizacyjną?

Pamiętam, jak zaczynałam swoją drogę zawodową, trafiłam do miejsca, w którym atmosfera pracy była najmniej istotna, a liczyły się wyniki pracy. Chociaż nauczyłam się wielu przydatnych w moim zawodzie rzeczy, nie czułam się tam dobrze.

Właśnie dlatego chciałabym pokazywać normalne warunki do uczenia się zawodu. Z tego powodu z dużą przyjemnością pracuję też z praktykantami – uważam, że stworzenie warunków do tego, by pokazać młodemu człowiekowi jak wygląda zawód księgowego, również z umiejętnościami miękkimi. Chciałabym, by każdy umiał się zatrzymać i zastanowić, co mogą robią emocje w pracy i jak je regulować lub jak powinien wyglądać dobry feedback.

Nawet, gdyby po praktyce praktykant dojdzie do wniosku, że księgowość, to nie jest ten kierunek to będzie bardzo ważna życiowa odpowiedz lecz chcę by wyszedł z JOST z perspektywą na to, jak powinno wyglądać miejsce pracy.

Budowanie takiej kultury organizacyjnej jest trudne?

Tak, często musimy pokazać ludziom inne perspektywy i zaprosić ich do wyjścia poza myślenie, do którego jesteśmy przyzwyczajeni. Niektórzy wierzą, że w pracy się nie rozmawia o samopoczuciu, nie nawiązuje się przyjaźni. Osobiście uważam, że w pracy nie tracimy siebie i tej ludzkiej strony. Trzeba umieć usłyszeć na czym zależy naszym pracownikom.

Manager musi też umieć przetrawić krytykę i poświęcić chwilę na autorefleksję oraz wyciąganie wniosków. Mogę śmiało powiedzieć, że przeszłam metamorfozę w swoim podejściu i przyznaję, że to proces wymagający i często trudny. To rodzaj towarzyszenia i jednocześnie nakłanianie ludzi do otwarcia się, a przez to budowania poczucia bezpieczeństwa, które w przyszłości zaprocentuje. Trzeba umieć zrozumieć, że budowanie zaufania przede wszystkim służy zwiększaniu efektywności i autentyczności w miejscu pracy.

Biznes z ludzką twarzą - dopóki firma na to pozwoli, będę tę wizję tu rozwijać.

System KKS - innowacyjność według JOST

Chociaż zdecydowana większość samochodów ciężarowych ma zamontowany sprzęg siodłowy JOST, na co dzień na drodze ciężko gołym okiem dostrzec nasze produkty. Nasz zespół miał jednak okazję do zobaczenia ich z bliska, w naturalnym środowisku!

 

1 czerwca odwiedził nas pojazd pokazowy z systemem KKS - innowacyjny pomysł JOST przeznaczony dla branży logistycznej. System KSS stanowi przyszłość transportu drogowego. Wykorzystując zaawansowane technologie, umożliwia kierowcom sprzęganie i rozprzęganie naczepy bez konieczności opuszczania kabiny pojazdu. Dzięki zdalnemu sterowaniu, cały proces jest szybki, precyzyjny i bezpieczny - eliminuje potrzebę angażowania się w ręczne czynności, które mogą być czasochłonne i potencjalnie niebezpieczne. System KSS wprowadza nową erę efektywności i oszczędności czasu, co jest niezwykle istotne w dynamicznym świat biznesu dzisiaj.

 

Nasi specjaliści z biura handlowego w Warszawie pokazywali wszystkie możliwości produktów JOST, odpowiadali na nurtujące pytania i zachęcali do obejrzenia działania systemu prosto z kabiny. 

 

Łączymy przyjemne z pożytecznym

Nauki nie warto przyjmować na pusty żołądek - właśnie dlatego zaprosiliśmy nasz zespół, by przed oglądaniem produktów JOST skorzystał z usług food trucka Lele Food. Na każdego bez wyjątku czekało menu pełne smacznych burgerów, tostów oraz frytek. Stworzyliśmy także małą strefę relaksu z leżakami, pufami i stolikami - idealną na chwilę odpoczynku. A po pokazie systemu KKS i obfitym posiłku na pracowników JOST czekała aromatyczna kawa i słodkie pączki. Chociaż dziećmi już nie jesteśmy, chętnie wykorzystaliśmy 1 czerwca do świętowania. Ten mały piknik z atrakcjami to nasze podziękowanie dla całego zespołu za zaangażowanie i dobre wyniki w pracy. 

 

 

 

Adam, Łukasz, Marcin - dziękujemy za zdjęcia!